在生活中,有时候许多人不得不写一封关于某些事情的投诉信。无论是你对一个公司的产品或者服务不满意,用一封严厉但是又礼貌的投诉信,总是可以有双方互赢的方式去解决问题。写一封投诉信并不那么复杂或者可怕—你只需要清楚的陈述事实以及礼貌的要求一个解决方案。下面是教你如何写一封投诉信。

如何写你的投诉信

1.把你的信寄给客户服务部

当你写一封投诉信的时候,把信寄给公司的客服部会让你得到最大的成功几率。客服部是用来解决投诉的,你的信在那里可以快速有效的被处理。
试着找出客户服务经理或者主管的名字,然后把你的信寄给他们。以亲爱的“先生,太太,小姐或者女士”加上他们的姓氏作为信的开头。如果你不能找到他们的名字,就简单的写“亲爱的先生或者女士”就行了。
你应该可以在公司的网站,在任何的公司促销或者广告用品,或者产品包装或标签上找到客户服务部门的地址。

2.快速进入你信的主题

在你信的首行要清楚的表明为什么你写这封信以及你投诉什么。给尽可能多的相关证据,其中包括日期,时间,你购物的地点或者接受服务的地点,连同任何相关的序列号或者型号。
信件的接受者应该可以在5秒内就能确定信的要点,所以不要长篇大论的去介绍。
在你的开头语之后你可以对你的现状提供更深一步的细节或者说明,但是首句应该要尽可能简洁的点明你的投诉。
比如,你的开头语可以这样写:“我写信时为了投诉在7月15日从贵公司某某镇第一街的销售点买的劣质风筒。

3.明确的表明什么结果或者赔偿可以满足你

如果你想要换一个新的,退款,维修或者是其他的赔偿方式,在第二段明确的表明出来。这可以有助于避免收到一篇通函或者其他的存票回应,给收信者一些建议来解决这件事情。
你的评论中尽可能的中肯,给出你可以继续和这间公司进一步发展以及保持买卖关系的建议。如果你要求退款或者其他的赔偿方式,在告知他们的同时,你也打算在其他地方购买同类商品,他们将没那么积极主动去尝试解决问题。
如果你想要这个公司去解决一个比较广泛的问题,也要在你的信中表明出来,但是要知道这样的事情是要花费时间的。
在你首次交流的时候不要以法律诉讼作为威胁。这可能是你最终需要的解决方式,但是先把你的投诉信发出去然后等待回应。

4.附上证实文件的副本

这些可能包括收据,保证书,保单,你发出支票的副本,并且如果必要的话,照片或者视频。你的信件中应该包含所有证实文件。
确保你发送了所有你想要发送的证实文件“副本”,而不是原件。那样,就可以避免重要信息的丢失或者遗漏,你也应该需要向其他人提供证据。
同时要确保信中大体内容提到所包含的确切材料。比如:“请找到所附带的原收据副本,以及风筒的保证书副本和关于序列号的信息。”

5.给他们一个期限去解决问题

提供一个确切的期限对于你想解决的问题是有帮助的。这可以让你自己心境平和以及有助于让问题快速的得到解答。
给出一个期限同时也有助于避免你的信被丢失或者遗忘,这会导致加深你和这间公司之间的尴尬和不满。
要确保你给出的期限是合理的。一周或者两周通常是足够的,不过这要根据你所要求的事情而改变。

6.恭敬的结束信件

感谢收信人的援助,让他们知道他们可以如何以及什么时候可以找你解决问题。这会让他们的工作简单一点,从而带给你一个更有效率的结果。
如果你知道收信人的名字,以“您忠诚的”做为信的结束,或者如果你是以“先生”或者“女士”来称呼他们,那就以“您忠实的”作为信的结尾。不要用不正式结尾辞如“最好的”,或者“你的挚爱”。

投诉邮件的格式和语气

1.要有礼貌

你也许很生气,也有权利生气,但是粗鲁的语气只会让收信者采取防御的状态。写一封有礼貌的信,无论如何不要用威胁,生气或者尖酸的评论。记住,收信的那个人并不是那个对于事情有直接责任的人,他们愿意响应以及帮助一个亲切礼貌的顾客而不是一个愤怒指责他们的客户。
记住,你所投诉的那个公司并不是有意找你的碴。大部分的公司都对客人的满意度感兴趣。
把收信者看做是一个愿意帮助你的人而不是充满恶意的人会让你更加成功。
当你非常愤怒的时候不要写信。直到你冷静下来才写信。或者如果你想的话,在你暴跳如雷的时候写信,然后在你寄出去之前把它放在一边一天或者两天。十有八九,你会想要以不那么冲的语气去改写你的信。

2.要简洁明了

客户服务代表一天可能收到好几百的投诉信,所以你快速进入主题是很重要的,这样在他们开始读信的时候就可以明确的知道他们在解决什么问题。如果你的信太长或者太详尽,读信的人就会有意的略过信的内容,以对确切的问题或者你想要的解决方式没有清晰的概念而告终。
避免不必要的细节或者像老太婆的裹脚布那样又长又臭。
试着把你的信件保持在一页纸的长度,或者少于200字。

3.要有权威性

让你的信具有权威为你的信创造了正确的语气以及让对方公司知道你的投诉需要认真对待。这对于涉及到相当大的财务问题的严重投诉来说尤其重要。
有权威性包括一系列的事情,比如,语言的使用质量,你对你的权益以及公司责任所知道的知识,此外还包括信的专业描述。
这些东西都可以让你更加具有可信度,对于你信的回应有积极的影响。

4.用一个清晰正确的格式去写信

就像提到的那样,以专业的方式去规范你的信可以直接关系到你的投诉被如何采纳。其中包括你的名字,你的地址和日期在右上角,紧跟其后在左上角的位置是收信人的名字或者头衔连同公司的地址,略高于信的主体。
总是在电脑上先把信稿打出来,这可以让它读起来更容易,看起来更清楚。如果你必须用手写你的信,确保你的字是清楚可以辨认的,没有任何的划掉的字或者墨水的污迹。
在“您最忠实的,”或者“您最忠诚的”下面留下一个空白区去写你的名字,在这里你可以用手签自己的名字。在这个空白区下面,你也应该打上自己的名字,这样才可以容易读出你的名字。
保持信的整洁和间隔合适,每段的长度都差不多。

5.检查拼写和语法

错误的拼写和语法可能对于你的投诉的接收有消极的影响。在打印之前要确保在你的电脑上做了拼写检查或者有别人在你寄信之前帮你通读检查一遍。

如何跟进投诉

1.等待回复直到你给的期限结束

在期限没有到之前要保持耐心以及不要做进一步的行动。如果期限已过,你依旧没有收到任何的回复,你可以继续打一个电话或者发一封电邮去查一下信件是否被收到。相信对方公司的清白总是好的。
如果你依旧没有收到你信件的任何的信息或者如果你收到了但是处理的结果让你不满意,你可以继续向行政系统中的更高一级去投诉。

2.坚定不移的沿着行政管理系统前进

如果你与客户服务主任协商失败,试着找出行政系统中更高一级,转而和他联系。你每向上一级投诉,无论是从顾客代表到管理员到主管到副总裁到总裁,都要附上你与之前一个人的信件。这可以更新给你新的公司代表并且很有可能以非诉讼的方式解决问题。
在你层层向上投诉之前先向客户服务部反映你的问题,而不是直接向高层反映会好一点。这是因为客户服务部对于解决这类问题更有用,并且任何寄给总裁的信件都可能会返回到这个部门。
这样的话,客户服务部的员工就会自然而然的认为你不识相,当你是越级投诉。
要知道如果你写信给总裁或者总经理的话,在他们对于事情没有事先的了解时,信需要写得特别的清楚,简洁,以及写作上乘。

3.如果你想要从事法律诉讼,找一个律师

他或者她知道该如何跟进。记住,法律诉讼是你最后的手段,以它作为信的开头会带来负面的影响,同时也会让你所要求的赔偿脱轨。如果你只是吓唬一下的话还可能会倒打你一耙。

小提示

不要咒骂。记住你想要的是赔偿或者解决,而冒犯收信人不可能会达到这些效果。如果你想要用强硬的语言,就不要用被动的语气,用直接的词语去叙述。假设你是用“惊骇”或者甚至是“厌恶”等强烈的语气词,而不是仅仅说“失望”。

用手写信的方式提交你的投诉会比发送一封电邮,传真,或者在他们博客或网站上评论更有影响力。许多的公司对于正式的手写投诉信有较高的优先权。

要确保你的信中有你的名字,地址,电邮,以及电话号码(如果可以的话,固定电话和手机号码都写上)。同时,要确保也问了收信者的信息这样你们就可以对你的投诉保持相关的联系。

保持复印你所发的所有信件和记录日期。
如果你写信时为了投诉特定的某一个人,你的信中仅限于他们的缺点,不要总体上去贬低他们的组织。如果你写信时为了投诉这个公司的一个政策,不要侮辱收信人或者这个政策。只需要表明你的问题以及你想要如何解决这个问题。

通读一遍,然后保持任何事情都是真实可信的正面态度。
在你写信之前,花一点时间回想一下发生了什么。当你已经把整个事件回顾一遍并且知道你想要什么,想要如何去请求解决这个问题的时候,你就准备好写信了。

不要发目击者的言辞。事实上,如果你认为你可能要通过法庭来解决这件事的话,你可能需要保密的不仅是目击者的陈述而且还包括他们的名字。同时也要记住,打官司的代价可能是昂贵的。在大部分情况下,寻求私下的协议会好一点,或者是通过仲裁。
这些是你可以发表你的投诉同时也可以看看其他人是否与这个公司有相同问题的消费者网站。

警告

在信中包含有身体暴力,财产损坏或者生命或安全攻击的威胁是犯法的。威胁可以被视为骚扰以及有充分的理由可以追求法律责任,并且它的处罚可以从罚款到监禁。为了自己,打消威胁的念头。不要把它们写进去,然后寄出去。

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